Как перестать постоянно проверять электронную почту - СТОП ИГРА.ИНФО

Как перестать постоянно проверять электронную почту

Как перестать постоянно проверять электронную почту

 

Электронная почта инструмент удобный, но отсутствие контроля за ней может снизить нашу производительность.

Переполненный почтовый ящик не только расстроит, но и будет отвлекать от выполнения реальной работы.

По данным института МакКинси, мы тратим около трети нашего рабочего времени на электронную почту. Среднестатистический человек проверяет электронную почту 77 раз в день, тратит на это 13 часов в неделю, отправляет и получает более 122 сообщений в день и упускает минимум 28 процентов своей рабочей недели, управляя постоянным потоком электронных сообщений.

 

Джоселин К. Глэй, автор книги «Отписаться: как убрать беспокойство из-за электронной почты, избежать отвлекающих факторов и начать работать», говорит, что при проверке электронной почты в течение дня вы можете почувствовать продуктивность, но все наоборот.

Для некоторых людей проверка электронной почты реже - не лучший вариант, потому что этого требует специфика их работы (как правило, удаленные профессии).

 

Психология электронной почты

 

психология электронной почты

 

Электронная почта доставляет важные новости: о работе и проектах; сообщения поддержки и веселые заметки от друзей и близких. Также, доставляет сообщения с подтверждением покупки или оповещает о скидках. Поэтому наш мозг любит обновлять электронную почту, и мы делаем это постоянно.

 

Но есть и обратная сторона.

 

Бесконечный спам, который мы так стараемся контролировать. Дискуссии, которые длятся слишком долго. Множество рассылок, на которые мы не подписаны.

 Электронная почта стала необходимым отвлечением и соблазн проверять ее понятен.

Неудивительно, что у многих из нас это вошло в привычку, а большинство людей склонны проверять свою электронную почту каждые пять-десять минут.

Если вы сложите все минуты, необходимые для постоянной проверки входящих сообщений, то легко понять, почему это пустая трата времени.

Некоторые гордятся тем, что отвечают на электронные письма в течение нескольких минут после их получения.

В своей книге Джослин применяет Третий закон движения Ньютона: «На каждое действие существует равная и противоположная реакция». Другими словами, чем больше вы отправляете, тем больше вы получаете.

Проблема в том, что мы тратим так много времени, отвлекаясь и отвечая на электронные письма, что в конечном итоге мы попадаем в бесконечный цикл электронной почты, не выполняя настоящей работы.

Это как вакуум времени. Легко потерять счет времени, которое вы тратите. Эта привычка прерывает рабочий процесс. И каждое прерывание заставляет ваш мозг переключать задачи.

 

Когда вы продолжаете метаться между задачами, все замедляется. Психологи и исследователи утверждают, что нашему мозгу требуется до 25 минут, чтобы вернуть наше внимание после каждого отвлечения.

Каждое письмо, которое вы проверяете, оставляет мысленный след.

Некоторые сообщения остаются у вас в голове еще долго после того, как вы закрыли электронную почту. И они могут отвлечь вас от сосредоточения на действительно важных задачах. А теперь представьте, как этот эффект может помешать вашей работе, если вы постоянно проверяете свою электронную почту несколько раз в день.

 

Давайте рассмотрим несколько практических действий, которые вы можете использовать, чтобы избавиться от своей «привязанности к электронной почте».

Относитесь к проверке электронной почты, как к встрече с самим собой

 

как перестать проверять емейл

 

Планируйте время проверки электронной почты. Вы будете удивлены, как много времени у вас появится, если вы будете знать — когда проверять почту, вместо того, чтобы реагировать на каждое сообщение. Возможно, вы откроете множество электронных писем, но вы не обязаны отвечать на них, когда они только приходят.

Используйте почту, когда вам необходимо, а не потому что она постоянно работает фоном.

Сделайте расписание, по которому вы будете проверять и отвечать на письма.  Попробуйте делать это утром, днем или выделите вечер, который будет свободен для просмотра вашей электронной почты. Отслеживайте, какое время лучше всего подходит для вашего графика, энергии и работы.

В интервью «The Telegraph» Джослин сказал:

«Делайте рабочие письма короткими, простыми и, если что-то не может быть быстро решено по электронной почте, предложите встречу или просто подойдите к столу вашего коллеги, чтобы подтвердить план. Вы будете спасать себя и других от этих надоедливых электронных писем, которые приходят целый день, мешая всем».

Используйте правило «двух минут», когда вы отводите время для проверки писем. Если это занимает меньше двух минут, то лучше ответить, чем пометить это как «непрочитанное».

 

Уберите push-уведомления электронной почты

 

push-уведомления

 

Выключите уведомления.

 

Push-уведомления рушат рабочий процесс. Вам даже не нужно читать эти сообщения, чтобы переключить ваше внимание с того, на чем вы были сфокусированы.

Не смартфоны являются вашей проблемой. Это всё жужжание и звон, бесконечно привлекающие внимание. Пришло время бороться с отвлекающей электронной почтой. Создайте непрерывное, свободное, генерирующее идеи, мирное пространство, чтобы выполнять работу вовремя.

 

Остановите электронную почту, чтобы сократить отвлекающие факторы

 

«Входящие (1)» будет вас отвлекать.

С каждым поступающим письмом, становится трудно сфокусироваться на том, что вы делаете. 

 

Возможность ставить на паузу входящие позволит вам работать в соответствии с вашим расписанием, т.к. они не будут появляться в вашем почтовом ящике до тех пор, пока вы не будете готовы их прочесть и ответить.

 

"Поставить на паузу" входящие, закончить работу, "Возобновить", чтобы получить все новые сообщения, ответить, архивировать или удалить, затем повторить, чтобы вернуться в рабочий процесс.

 

Для этого существуют расширения. "Бесплатная постановка электронной почты на паузу" - расширение для Google Chrome, которое предотвращает появление новых писем в папке "Входящие", пока вы не будете готовы обратиться к ним.

 

Создайте иерархию электронной почты.

 

иерархия электронной почты

 

Фильтры + папки меняют все.

 

Вы должны использовать фильтры и папки, особенно если у вас несколько электронных адресов в одном аккаунте. 

Не отправляйте все в одну единственную папку входящих и не смотрите как они накапливаются весь день. Фильтры полезны для того, чтобы распределить входящие письма по папкам. 

 

Также вы можете создать фильтры для рабочей почты и личных писем. Они основываются на почтовом адресе или строке "тема". 

 

Зак Хэнлон, специалист по маркетингу и продажам, который работал с IBM, Oracle и другими компаниями, рекомендует создавать папки "Сегодня", "Эта неделя" и "Этот месяц".

Входящие: письма не должны оставаться здесь дольше, чем вам требуется, чтобы отправить их в другую папку. Исключение из этого правила - когда вы отвечаете немедленно и ждете немедленного ответа. 

Сегодня: все, что требует ответа сегодня. 

На этой неделе: все, что требует ответа до конца недели. 

Этот месяц / квартал: - все, что нуждается в долгосрочном ответе. 

Полезная информация: большинство писем, которые я получаю, являются информационными. Если я думаю, что мне может понадобиться снова ссылаться на это электронное письмо, я сохраню его в данной папке. 

Адаптируйте и используйте структуру папок, которая сделана специально для вас. Вы всегда можете изменить то, что не работает, улучшить управление своим почтовым ящиком. Система фильтров и папок индивидуальна для каждого и это может занять некоторое время, чтобы понять - какая будет лучше именно для вас.

Используйте шаблоны ответов

 

Скорее всего, вы отвечаете одинаково на многие письма. Используйте шаблоны ответов, чтобы сохранить время и вернуться к работе.

 

Шаблонные ответы (взяли для примера Gmail) позволяют сохранять стандартные ответы, которые могут быть вставлены в электронные письма одним нажатием кнопки. 

 

Чтобы включить данную функцию, необходимо:

 

Перейти во вкладку "Настройки" - > "Расширенные"- > "Шаблоны ответов (выберите Включить)", нажмите кнопку "Сохранить изменения" . 

Для того, чтобы использовать шаблоны, сперва вы должны их написать. Откройте окно Gmail compose и введите адрес электронной почты, который вы хотите использовать. Как только вы закончите, нажмите на три точки в правом нижнем углу на кнопку "Шаблоны ответов". Введите название сохраненного ответа и нажмите "ОК" 

 

Вы создали ответ, который можете использовать в письмах.

Всякий раз, когда вам необходимо вставить этот ответ - откройте письмо, на которое вы собираетесь ответить, нажмите на меню (три точки) / шаблоны ответов и затем выберите подходящий, который вы хотели бы использовать.

 

Выводы

 

Электронная почта может быстро взять под контроль ваше время и жизнь, если вы не станете ответственным. 

Возьмите только полезные привычки от электронной почты, которые позволят вам очистить голову и почувствовать, что вы на правильном пути.

Налаживайте связи и контролируйте ситуацию.

Помните "Не все является срочным". 

 

Вы должны защитить ваши когнитивные ресурсы. Чем больше вы делаете, чтобы свести к минимуму переключение задач в течение дня, тем больше умственной энергии у вас будет для действий, которые по-настоящему важны.


Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *